SILS doorstaat glansrijk strenge herbeoordeling douanevergunningen

Op 1 mei 2016 trad het Douanewetboek van de Unie (DWU) in werking. Deze nieuwe wetgeving vormde voor de Nederlandse Douane het startschot om alle eerder afgegeven douanevergunningen te herbeoordelen. Geen papieren tijger of administratieve formaliteit, maar dit keer een intensief en ingrijpend audit proces. Het goede nieuws is dat SILS op alle fronten deze diepgaande toets met glans doorstond. SILS is hiermee uw ultieme douanespecialist, ongeacht of u SILS deze activiteiten laat uitvoeren of daarover geadviseerd wilt worden omdat u dit zelf (voor een deel) doet op basis van uw vergunningen.

Door de nieuwe DWU wetgeving moeten douanevergunningen op veel punten worden aangepast. Een min of meer automatische verlenging van deze vergunningen voor de houders, zoals bij wetsaanpassingen in het verleden soms aan de orde was, was dit keer niet het geval. Daarvoor waren de vele wijzigingen in de DWU té ingrijpend. Bestaande vergunningen mochten dit keer niet één-op-één worden omgezet conform het nieuwe format. Vandaar een intensief traject van herbeoordelingen waarbij inmiddels ook SILS is doorgelicht. Deze audit was pittig en diepgravend, mogen we toch wel stellen. Zelfs voor een ervaren douanespecialist als SILS!

Voordeel van AEO-certificering

Wat hielp bij deze audit, is dat SILS al jarenlang AEO-gecertificeerd is. AEO staat voor Authorised Economic Operator. Wij waren in 2008 één van de eerste bedrijven in Nederland die het AEO-certificaat in ontvangst mochten nemen. SILS heeft van het begin af aan geïnvesteerd in het onderhouden van de AEO-status door het ontwikkelen van een systeem van monitoren en het continu up-to-date houden van kennis en expertise. Dit monitoren hebben we vanaf het begin af aan serieus handen en voeten geven én organisatorisch geborgd binnen SILS. Jaarlijks vanaf 2008 hebben we hiervoor veld- of bureautoetsen vanuit de douane gehad én succesvol doorlopen.

Voorwerk vanuit AEO hielp enorm mee

We zijn als douane-expediteur nog steeds AEO compliant en houden ons systeem van monitoring actueel. Al dit ‘voorwerk’ heeft SILS enorm geholpen bij de recente audit die wij kregen vanuit de douane om vast te stellen of onze processen en procedures voldoen aan de nieuwe wetgeving. Voor de duidelijkheid: Om in aanmerking te komen voor douanevergunningen hoef je niet AEO-gecertificeerd te zijn, werken volgens AEO-criteria is afdoende. Al ons werk hierin heeft wel degelijk geholpen de pittige herbeoordeling glansrijk te doorstaan. We werken niet alleen conform de AEO-criteria, zoals minimaal wordt geëist, maar hebben de certificering concreet op zak en houden deze op een hoogwaardig niveau bij.

Extra diepgang

De diepgang tijdens de recente douane audit in het licht van de DWU was opmerkelijk en een dergelijke diepgang hebben we niet eerder gezien. Tot op detailniveau hebben we niet alleen AEO-gerelateerde informatie moeten overhandigen, maar dit keer bijvoorbeeld ook gedetailleerde documentatie van opdrachten. Let wel: Per afgegeven douanevergunning. Tijdens de fysieke controle vanuit de douane zijn hierover vervolgens zeer gerichte vragen gesteld. Uiteindelijk hebben we de herbeoordeling glansrijk doorlopen, kregen we een positief eindgesprek met complimenten van de douane én zijn al onze bestaande douanevergunningen gecontinueerd. Een bekroning op ons werk van de laatste jaren! Uiteraard blijven we continu onze douaneprocessen analyseren en, waar nodig, verbeteren.

Klanten profiteren

Voor u betekent deze officiële herbevestiging van onze kwaliteit op het douanegebied dat we conform de allerlaatste wettelijke eisen ons vak als douanevertegenwoordiger mogen blijven uitvoeren. Zoals het opslaan van douanegoederen (douane entrepot) en invoer, uitvoer en het opmaken van T-documenten.

SILS adviseert

Inmiddels heeft de douane laten weten niet alle bedrijven binnen de gestelde termijn te kunnen herbeoordelen. Deze vergunningen worden (tijdelijk) vervangen, totdat dezelfde audit alsnog positief afgerond is. Als bedrijven hulp nodig hebben bij de herbeoordeling, of door de zware eisen van de douane de werkzaamheden willen uitbesteden, kunnen ze contact met SILS opnemen.

Jens Stevens